DMS – jak dobrze zarządzać dokumentami w firmie?

0
cropped-shutterstock_1402218881

Celem systemów DMS (and. Document Management System) jest kompletowanie, gromadzenie, indeksowanie, udostępnianie, wyszukiwanie oraz archiwizowanie wszelkiego rodzaju dokumentów powstających wewnątrz firmy lub przychodzących z zewnątrz.

Jedną z najistotniejszych zalet tegotypu systemów jest fakt, iż pozwalają one na wyszukiwanie dokumentów według konkretnych kryteriów. Pliki trafiają do systemu poprzez zapisanie ich na dysku, zeskanowanie, przefaksowanie lub przesłanie pocztą elektroniczną. Odnalezienie dokumentu jest banalnie proste – wystarczy wpisać jego nazwę oraz przybliżoną lokalizację, w której powinien się on znajdować. System pozwala również na odszukanie dokumentów przy użyciu kluczowych słów lub dowolnego ciągu znaków w nim występujących. Opcja ta działa zarówno w plikach tekstowych i e-mailach, ale również w przypadku plików PDF czy RTF.

Systemy DMS pozwalają firmom klasyfikować treści zawarte w informacjach rozszerzonych plików graficznych, fakturach, dokumentach magazynowych czy opisach towarów i kontrahentów. Dodatkowo wskazać można użytkowników systemu, którzy w razie najmniejszych nawet modyfikacji dokumentów natychmiast zostaną o tym fakcie powiadomieni. Wprowadzone do systemu informacje są nie tylko bezpiecznie zarchiwizowane, ale i łatwo dostępne w dowolnym momencie dla każdej uprawnionej do tego osoby.

Kolejną zaletą systemów DMS jest sposób, w jaki ułatwiają pracę w ramach norm ISO 9000 z zakresu przechowywania i obsługi dokumentacji oraz wykonywania i nadzoru określonych procedur. Wygodne w użyciu, pozwalają zaoszczędzić czas pracowników. Warto wiedzieć, że współpracują z nowoczesnymi skanerami, które automatycznie skanują paczki dokumentów bez koniecznego ciągłego nadzoru osoby fizycznej. Proces ten przebiega automatycznie. Owe skanery znajdują się na podstawowym wyposażeniu w większości przedsiębiorstw, dzięki czemu inwestycje w nowy sprzęt nie są konieczne.

Innowacyjnym narzędziem opartym właśnie na DMS jest system V-Desk stworzony przez firmę http://www.primesoft.pl/ z Poznania. To moduł elektronicznego obiegu dokumentów znajdujący zastosowanie w większości przedsiębiorstw. Rozwiązanie to usprawnia pracę zwłaszcza dużych i średnich organizacji. Zmianę odczują nie tylko pracownicy działu księgowości, lecz również każdego innego, przez który przepływają firmowe dokumenty. Oparty o platformę technologii internetowej V-Desk umożliwia łatwy i wygodny dostęp z dowolnego komputera lub urządzenia mobilnego. Intuicyjny w obsłudze system pozwala bez trudu odtworzyć i prześledzić historię dokumentu, gdyż rejestruje wszelkie podejmowane przez użytkowników działania. Proces wymiany oraz cyfrowej archiwizacji dokumentów jest w pełni zautomatyzowany, co redukuje koszty i podnosi jakość oraz efektywność pracy. V-Desk gwarantuje ponadto łatwe i przejrzyste zarządzanie fakturami oraz pozostałymi firmowymi dokumentami.